KPIs logísticos que importan: OTIF, tiempos y costos

La importancia de medir para mejorar

En el mundo de la logística 3PL, los datos no son solo números: son la brújula que guía las decisiones estratégicas. Sin métricas claras y bien definidas, es imposible saber si tu operación está funcionando óptimamente o si hay oportunidades de mejora.

Los KPIs (Key Performance Indicators) logísticos te permiten identificar tendencias, detectar problemas antes de que se vuelvan críticos y tomar decisiones basadas en evidencia, no en intuición.

OTIF: On Time In Full - El rey de los KPIs

¿Qué es OTIF y por qué es crucial?

OTIF mide el porcentaje de órdenes que se entregan:

• On Time: En el tiempo prometido al cliente
• In Full: Con la cantidad exacta de productos ordenados

Este KPI es fundamental porque refleja directamente la experiencia del cliente. Una orden que llega tarde o incompleta genera insatisfacción, independientemente de qué tan bien hayas ejecutado otros aspectos de la operación.

Cómo mejorar tu OTIF

• Establecer promesas de entrega realistas
• Mantener inventario de seguridad para productos de alta rotación
• Tener proveedores de transporte confiables y respaldo
• Implementar sistemas de alerta temprana para potenciales retrasos

Tiempo promedio de entrega: velocidad que vende

Medición por segmentos

No todos los envíos son iguales. Es importante segmentar tu análisis:

• Entregas urbanas vs rurales
• Diferentes regiones geográficas
• Productos express vs estándar
• Órdenes B2B vs B2C

Factores que influyen en los tiempos

• Ubicación del centro de distribución
• Eficiencia del proceso de picking y packing
• Hora de corte para envíos del mismo día
• Integración con transportadores
• Gestión de excepciones y contingencias

Gestión de incidencias: problemas que se vuelven oportunidades

Tipos de incidencias comunes

• Entregas fallidas por dirección incorrecta
• Productos dañados durante el transporte
• Retrasos por condiciones climáticas
• Problemas de inventario (productos agotados)
• Errores en el picking o packing

Métricas clave de incidencias

• Tasa de incidencias: Porcentaje de órdenes con problemas
• Tiempo de resolución: Cuánto tardas en solucionar cada tipo de incidencia
• Costo de la incidencia: Impacto económico total
• Recurrencia: Problemas que se repiten con el mismo cliente o ruta

Control de costos: eficiencia que impacta el bottom line

Costo por envío

Este KPI incluye todos los elementos:

• Costo de almacenamiento (prorrateado)
• Mano de obra para picking y packing
• Materiales de empaque
• Transporte hasta el cliente final
• Gestión de devoluciones

Análisis de rentabilidad por cliente

No todos los clientes son igualmente rentables. Factores a considerar:

• Volumen promedio de pedidos
• Frecuencia de órdenes
• Ubicación geográfica
• Complejidad de los productos
• Tasa de devoluciones

KPIs de calidad operacional

Precisión de inventario

Mide qué tan exacto es tu control de stock:

• Diferencias entre inventario físico y sistema
• Frecuencia de productos "fantasma" (en sistema pero no físicamente)
• Productos físicos no registrados en sistema

Productividad del personal

• Órdenes procesadas por hora por empleado
• Tiempo promedio de picking por producto
• Eficiencia en el packing
• Ausentismo y rotación de personal

Satisfacción del cliente: el KPI que gobierna todos los demás

Métricas de satisfacción

• NPS (Net Promoter Score): Probabilidad de recomendación
• CSAT: Satisfacción general con el servicio
• Tasa de reclamos: Quejas recibidas vs órdenes procesadas
• Retención de clientes: Clientes que continúan usando el servicio

Implementación de un sistema de KPIs efectivo

Principios para el éxito

• Relevancia: Cada KPI debe conectar con objetivos de negocio
• Accionabilidad: Debe ser posible tomar acciones concretas basadas en el KPI
• Frecuencia adecuada: Algunos KPIs se miden diariamente, otros mensualmente
• Comparabilidad: Establecer benchmarks internos y externos

Herramientas y visualización

Un dashboard efectivo debe incluir:

• Indicadores de semáforo (verde/amarillo/rojo)
• Tendencias históricas
• Comparaciones período a período
• Alertas automáticas cuando se superan umbrales
• Drill-down para análisis detallado

KPIs avanzados para operaciones maduras

Métricas predictivas

• Predicción de demanda basada en tendencias
• Análisis de riesgo de incidencias por ruta
• Probabilidad de devolución por tipo de producto
• Optimización dinámica de rutas

Sostenibilidad

Los KPIs ambientales cobran cada vez más importancia:

• Huella de carbono por envío
• Eficiencia en el uso de materiales de empaque
• Optimización de rutas para reducir emisiones
• Porcentaje de empaques reciclables

Benchmarking: comparándote con los mejores

Es importante conocer cómo te comparas con la industria:

• Estándares por sector (moda, tecnología, alimentos)
• Métricas por región geográfica
• Comparación con competidores directos
• Evolución histórica de la industria

Mejora continua

Los KPIs no son estáticos. Deben evolucionar con tu negocio:

• Revisión periódica de relevancia
• Ajuste de umbrales según madurez operacional
• Incorporación de nuevas métricas según crecimiento
• Eliminación de KPIs que ya no aportan valor

El rol del 3PL en la gestión de KPIs

Un operador 3PL profesional como ASL no solo ejecuta tu logística, sino que te proporciona transparencia total a través de:

• Dashboards en tiempo real
• Reportes automatizados
• Análisis comparativo y recomendaciones
• Alertas proactivas sobre desviaciones

La gestión efectiva de KPIs logísticos es lo que separa a las operaciones amateur de las profesionales. Con las métricas correctas y el análisis adecuado, puedes transformar tu logística de un centro de costo a una ventaja competitiva.